Hilfe zu NeXtDMS

Häufige Aufgaben

Dokumente in den Eingang bringen

Neue Dokumente kommen zuerst in den Dokumenten Eingang. Den sehen nur Admins.

1. In der Weboberfläche oben auf „Eingang“ klicken.
2. Auf „Hinzufügen“ klicken und Dateien wählen – oder die Dateien ins Fenster ziehen. Am Handy gibt es zusätzlich „Foto“.
3. NeXtDMS liest den Text und schlägt Ablageort, Dateinamen und Flags vor.
4. Den Vorschlag prüfen, bei Bedarf ändern und auf „Übernehmen“ klicken.
5. Viele auf einmal: „Alle übernehmen (wie angegeben)“.

Was nicht ins Archiv soll, legst Du mit „Verwerfen“ beiseite. Was Du korrigierst, merkt sich NeXtDMS für ähnliche Dokumente.

Vom PC mit dem NeXtDMS Client

• Rechtsklick auf eine Datei im Explorer, dann „Senden an“ und „NeXtDMS (Eingang)“.
• Ordner überwachen: In den Einstellungen des NeXtDMS Client „Ordner überwachen“ einschalten und mit „Wählen …“ einen Ordner festlegen. Neue PDFs und Bilder darin kommen von selbst in den Eingang und wandern danach in den Unterordner „Hochgeladen“.
• Die Schnellsuche öffnest Du mit Strg+Alt+D.

Mit dem iPhone

• In der App unten auf „Scannen“ tippen und das Papier mit der Kamera aufnehmen. Das Dokument landet im Eingang.
• „Hochladen“ legt Dateien vom iPhone in den Eingang.

Suchen und finden

• Tipp oben ins Suchfeld ein Wort aus dem Dokument. NeXtDMS durchsucht die Namen und den erkannten Text.
• Gezielter geht es mit person:, jahr:, typ:, ordner:, flag: und betrag:>100. Ein Minus vor einem Wort schließt es aus.
• „KI“ versteht Sätze in Alltagssprache, zum Beispiel „alle Rechnungen von 2025“.
• Mit dem Mikrofon-Knopf suchst Du per Sprache, wenn Dein Browser das kann.
• Links in der Seitenleiste grenzt Du nach Person, Jahr, Typ, Flag oder Ordner ein. „Filter zurücksetzen“ zeigt wieder alles.
• Der Knopf 💾 speichert eine Suche als Smart-Ordner unter „Gespeicherte Suchen“.

Kacheln mit zwei Fingern größer oder kleiner

1. Die Ansicht „🖼 Kacheln“ wählen. Am Handy genügt ein Tipp auf 🖼.
2. Zwei Finger auf die Kacheln legen und auseinanderziehen: Die Kacheln werden größer. Zusammenziehen: Sie werden kleiner.
3. Bei der kleinsten Größe weiter zusammenziehen: NeXtDMS wechselt zurück zur Ansicht davor, zum Beispiel zur Liste.

Am PC und am Mac geht es auch mit der Maus: die Strg-Taste (am Mac „control“) halten und am Mausrad drehen. Am Mac genügt das Trackpad. Am PC gibt es außerdem weiter den Regler für die Kachelgröße.

Die Größe merkt sich NeXtDMS auf diesem Gerät.

Ordner, Flags und Favoriten

• Rechtsklick auf ein Dokument – am Handy lange drücken – öffnet das Menü mit „Umbenennen…“, „Verschieben…“, „Als Favorit“ und „Notiz hinzufügen“.
• Rechtsklick auf einen Ordner: „Neuer Unterordner…“, „Ordner umbenennen…“ oder „Ordner als ZIP“.
• Flags sind Schlagwörter. Du findest sie links unter „Flags“. Im Eingang entfernst Du einen Flag mit einem Klick, mit + kommt ein neuer dazu.
• Ein blauer Punkt heißt neu oder ungelesen. Ein Klick darauf markiert das Dokument als gelesen.

Eigene Felder und gespeicherte Ansichten

Merke Dir zu Dokumenten eigene Angaben, zum Beispiel eine Vertragsnummer oder einen Betrag, und öffne passende Listen mit einem Klick.

1. Im Menü ⋯ „Felder & Ansichten“ öffnen.
2. Als Admin unter „Felder verwalten“ auf „Feld anlegen“ klicken: Name, Art und auf Wunsch die Dokumentarten wählen.
3. Am Dokument trägst Du den Wert unter „Eigene Felder“ ein.
4. Filter und Spalten wie gewünscht einstellen und als Ansicht speichern, zum Beispiel „Versicherungen fällig“. Die Ansicht gilt auf allen Deinen Geräten.

Ein entferntes Feld behält seine Werte. Erst „Endgültig löschen“ nimmt sie weg.

Fristen und Erinnerungen

1. Das Dokument öffnen und auf ⏰ klicken.
2. Unter „Neue Frist“ Art, Datum und Titel wählen und auf „⏰ Frist speichern“ klicken.
3. Alle Fristen stehen auf der Startseite in der Karte „Fristen“. Mit „Alle“ öffnest Du „Fristen & Wiedervorlage“.

NeXtDMS schlägt Fristen aus dem Text neuer Dokumente vor (Reiter „Vorschläge“). Unter „Kalender & Mail“ bekommst Du einen Abo-Link für den Kalender Deines Handys.

Mit einem Link teilen

1. Rechtsklick auf das Dokument und „Teilen (Link/Passwort)…“ wählen.
2. Wenn Du willst: ein Passwort, „Gültig bis“ und „Max. Downloads“ festlegen.
3. Auf „Link erzeugen“ klicken und den Link mit 📋 kopieren.

Admins sehen alle Links in den Einstellungen unter „Aktive Freigaben“ und können sie dort löschen.

Im Teilen-Dialog ist „Nur ansehen“ vorgewählt: Wer den Link hat, sieht das Dokument, kann es aber nicht herunterladen. Willst Du das ganze Archiv teilen, fragt NeXtDMS vorher nach.

Personen und Rechte

1. Als Admin ⚙ (Einstellungen) öffnen und „Benutzer & Berechtigungen“ aufklappen.
2. Auf „+ Benutzer hinzufügen“ klicken. Benutzername, Passwort und auf Wunsch die E-Mail eintragen.
3. „Admin“ anhaken – oder die erlaubten Ordner wählen. Ohne gewählten Ordner sieht die Person im Archiv nichts.
4. Auf „Benutzer speichern“ klicken.

Die Anmeldung mit Code aus einer Code-App richtest Du in den Einstellungen unter „🔐 Anmeldung mit Code“ ein.

Wer darf teilen und herunterladen?

• „Ansehen (nur Vorschau)“: Die Person sieht Dokumente nur in der Vorschau. Herunterladen, ZIP, E-Mail, Drucken und Kopieren gehen nicht.
• Ab „Lesen“ darf sie herunterladen und öffnen.
• Öffentliche Links legt nur an, wer den Ordner verwalten darf oder vom Admin „darf Links erstellen“ bekommen hat.
• Verliert jemand dieses Recht, ruhen seine Links, bis er es wieder hat. Gelöscht wird dabei nichts.

Exportieren und drucken

• „CSV“ speichert die Trefferliste als Tabelle, „ZIP“ lädt alle Treffer als ZIP-Datei herunter. Am PC findest Du beide unter „Werkzeuge“.
• Für ausgewählte Dokumente gibt es in der Auswahl-Leiste „ZIP“ und „Druck“.

Löschen und Papierkorb

• „Löschen (Papierkorb)“ verschiebt ein Dokument in den Papierkorb Deines Servers. Es ist nicht sofort weg.
• Gleich danach holst Du es mit ↩ oben in der Leiste zurück. Das gilt auch für Verschieben und Umbenennen.

Sicherung

• Im Fenster „NeXtDMS Server“ unter „Sicherung“: „Jetzt sichern“, „Zeitplan einschalten“ und mit „＋ Ziel hinzufügen …“ ein zweites Ziel, zum Beispiel eine externe Festplatte.
• In der Weboberfläche: ⚙ (Einstellungen), dann „Backup / Sicherung“ und „💾 Backup jetzt erstellen“.

Updates

1. Im Fenster „NeXtDMS Server“ links auf „Updates“ klicken.
2. Auf „Nach Updates suchen“ klicken. Gibt es eine neue Fassung, auf „Jetzt installieren“ klicken.
3. Oder „Automatisch installieren“ einschalten. Dann kommt das Update nachts im gewählten Zeitfenster.

Installiert wird nur eine signierte Fassung vom NeXtHub. Der NeXtDMS Client sucht seine Updates selbst. Im Menü neben der Uhr gibt es dafür „Nach Updates suchen“.

Häufige Fragen

Wo liegen meine Dokumente?

Auf dem PC mit dem NeXtDMS Server – in den Ordnern, die ein Admin in den Einstellungen unter „Indizierte Ordner“ eingetragen hat. Bei uns liegt kein Dokument.

Was sieht der NeXtHub?

Der NeXtHub vermittelt nur. Er kennt Dein Konto, Name und Adresse Deines Servers und Hinweise zu seinem Zustand, zum Beispiel ob eine Sicherung da ist. Deine Dokumente, Dateinamen und die Passwörter Deiner Benutzer erfährt er nie.

Muss eine Verbindung über unseren Server laufen, bleibt sie verschlüsselt. Lesen kann er sie nicht.

Muss ich am Router etwas einstellen?

Nein. Ist Dein Server mit dem Konto verbunden, läuft der Zugriff von unterwegs über die eingebauten Wege des NeXtHub.

Kann ich mehrere Geräte nutzen?

Ja. Melde Dich auf jedem Gerät an – im Browser, im NeXtDMS Client oder in der App. Im Menü ⋯ zeigt „Wer ist online“, wer gerade angemeldet ist.

Ein Gerät ist verloren gegangen

1. Im Browser oben auf das Zahnrad klicken und „Meine Geräte“ öffnen.
2. Beim Gerät auf „Verloren …“ klicken (im Client „Als verloren melden …“).
3. „Tresor überall sperren“ angehakt lassen. „Auch nicht hochgeladene Änderungen entfernen“ nur anhaken, wenn Du sicher bist: Diese Änderungen hat der Server nicht.
4. Auf „Verloren melden“ klicken.

Beim nächsten Kontakt meldet sich das Gerät ab und entfernt seine Offline-Dateien und Vorschauen. Auf dem Server bleibt alles. Solange es sich noch nicht gemeldet hat, steht „Als verloren gemeldet – wartet“ dabei, und mit „Verloren zurücknehmen“ bleibt es nur abgemeldet. Taucht es wieder auf, meldest Du Dich dort einfach neu an.

Wie sichere ich mein Archiv?

Im Fenster „NeXtDMS Server“ unter „Sicherung“. Am besten mit Zeitplan und einem zweiten Ziel, zum Beispiel einer externen Festplatte.

Server auf einen neuen PC umziehen

Läuft Dein Server künftig auf einem anderen PC, ersetzt Du den alten Eintrag. So behältst Du die Adresse.

1. Das Programm auf dem neuen PC mit dem Konto verbinden, bis die Seite nach dem Namen fragt.
2. In der Auswahl „… ersetzt“ mit dem Namen des alten Servers wählen.
3. Die Rückfrage bestätigen. Die Adresse bleibt, der alte Zugang endet sofort.

Server und Geräte im Überblick

Im NeXtHub zeigt „Meine Server“ Deine Server mit Adresse, Version und letzter Meldung, dazu die Programme und Apps, die mit dem Konto angemeldet sind. Auch am Handy findest Du dort alles.

1. „Etwas verbinden“: Du wählst aus, was Du verbinden möchtest, und bekommst die passenden Schritte.
2. „Kopieren“ neben der Adresse: Die Adresse eines Servers steht in der Zwischenablage, zum Beispiel für ein weiteres Gerät.
3. „Vom Konto trennen“ am Server: Der Server verliert seine Adresse, sie gilt sofort nicht mehr. Anmeldungen mit dem Konto enden. Der Name bleibt 90 Tage für andere gesperrt. Die Daten auf dem Server bleiben erhalten.
4. „Entfernen“ bei einem Gerät: Das Programm meldet sich ab und muss neu verbunden werden. Deine Dateien bleiben erhalten.
5. „Benutzer an Deinen Servern“: Hier siehst Du die Konten Deiner Server. Ist ein Konto gesperrt, steht der Grund dabei.

Meldet ein Server länger nicht, zeigt die Übersicht das an. Läuft dann der Server und ist der PC eingeschaltet? Danach verschwindet der Hinweis von selbst.

Mail bekommen, wenn mit dem Server etwas nicht stimmt

1. Im NeXtHub „Meine Server“ öffnen.
2. In der Karte „Meldungen per Mail“ den Haken bei „Meldungen per Mail senden“ setzen.
3. Auswählen, worüber Du Bescheid bekommst: „Server nicht erreichbar“, „Speicher knapp“, „Sicherung fehlt“, „Zertifikat läuft ab“ und „Wächter läuft nicht“.
4. Auf Wunsch bei „Weitere Empfänger“ Adressen eintragen und auf „Speichern“ klicken.

Gemeldet wird zum Beispiel, wenn der Server 15 Minuten nicht erreichbar ist, weniger als 10 Prozent Speicher frei sind oder die letzte Sicherung älter als zwei Tage ist. Du bekommst höchstens eine Mail je Meldung und Tag, und eine, wenn wieder alles in Ordnung ist. Ändern darf nur der Inhaber des Kontos.

Wie trenne ich den Server vom Konto?

In den Einstellungen unter „🔗 Konto & Adresse“ auf „Trennen“ klicken. Die Adresse gilt danach nicht mehr, und Apps erreichen den Server nur noch im Heimnetz.

Der Download fragt nach einem Passwort

Die Setups auf dieser Seite sind mit einem Download-Passwort geschützt. Du bekommst es von uns oder von Deinem Betreuer.

1. Bei der Karte auf „Herunterladen“ klicken.
2. Das Download-Passwort eingeben und noch einmal auf „Herunterladen“ klicken. Es gilt, bis Du den Browser schließt.

Updates in den Programmen und Apps fragen nie danach. Nach mehreren falschen Versuchen ein paar Minuten warten.

Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich mein Konto lösche?

Nichts. Gelöscht werden Dein Konto und die Verbindung Deiner Server zum NeXtHub. Deine Dokumente liegen auf Deinem eigenen PC und werden nicht angerührt.